Niekiedy strony danej umowy nie mają możliwości osobistego stawiennictwa w celu jej podpisania. W takich przypadkach najczęściej decydują się na zawarcie umowy przez pełnomocnika. Aby wszakże transakcja doszła do skutku należy pamiętać o kilku zasadach dotyczących sposobu udzielania pełnomocnictw oraz ich formy. Warunki te mogą być bowiem odmienne w zależności od okoliczności danego przypadku.
Forma pełnomocnictwa powinna być zgodna z formą, w jakiej zawierana jest umowa z udziałem takiego przedstawiciela. Jeżeli zatem strony decydują się na zawarcie umowy rezerwacyjnej, wstępnej, czy też przedwstępnej w zwykłej formie pisemnej także do ważności pełnomocnictwa wystarczające jest udzielenie go na piśmie. W przypadku zaś, gdy umowa ma zostać objęta aktem notarialnym (np. umowa deweloperska, umowa sprzedaży nieruchomości), również zastępca musi legitymować się pełnomocnictwem notarialnym. Notariusz od sporządzania takiego dokumentu pobiera taksę notarialną, której maksymalna wysokość wynosi od pełnomocnictwa do dokonania jednej czynności 30 zł, natomiast przy pełnomocnictwach zawierających umocowanie do dokonania więcej niż jednej czynności – 100 zł.
Co się zaś tyczy samej treści pełnomocnictwa, to brak jest w tym zakresie konkretnych wytycznych. Celem zachowania bezpieczeństwa obrotu winno się zawrzeć w nim: precyzyjne oznaczenie nieruchomości, dane pełnomocnika i mocodawcy, a także określenie czynności prawnej, w której pełnomocnik będzie występował, jako reprezentant strony.
To wszakże jedynie zasady ogólne, a sytuacji szczególnych często nie sposób uniknąć. Przykładowo, konieczność udzielenia pełnomocnictwa może pojawić się podczas pobytu strony zagranicą. W takim wypadku decydujące znaczenie mają przepisy prawa prywatnego międzynarodowego. Zgodnie z nimi prawo właściwe do oceny ważności pełnomocnictwa może określić sam mocodawca, a gdy tego nie uczyni rozstrzygające będzie prawo właściwe dla pełnomocnika albo prawo państwa, w którym czynność ma zostać dokonana. Pamiętać wszakże należy, że o ważności umowy dotyczącej nieruchomości decydować będzie prawo państwa jej położenia. Aby zatem wykluczyć ryzyko transakcyjne, należy zachować wymogi przewidziane dla prawa państwa położenia nieruchomości. Co więcej, w przypadku pełnomocnictw sporządzonych zagranicą konieczne może być zaopatrzenie ich w tzw. apostille. Jest to klauzula potwierdzająca zgodność danego dokumentu urzędowego (np. pełnomocnictwa notarialnego) z prawem państwa, w którym został on sporządzony. Z obowiązku takiego mogą zwalniać postanowienia umów międzynarodowych zawartych przez Polskę. W każdym konkretnym przypadku należy upewnić się, czy nadanie apostille jest konieczne.
Nie można również wykluczyć, że przedmiotowa konieczność zaistnieje podczas podróży statkiem morskim albo powietrznym. W takich przypadkach, zgodnie z aktami prawa międzynarodowego i krajowego, do czynności dokonanych na takich statkach stosuje się, co do zasady, prawo państwa ich przynależności. Niemniej, w czasie lotu w polskiej przestrzeni powietrznej wszystkie statki powietrzne oraz osoby i rzeczy na tych statkach podlegają prawu polskiemu, chyba że prawo to stanowi inaczej.
Na koniec należy wskazać na przypadki, gdy osoba podająca się za pełnomocnika nie jest nim, bądź działa poza jego zakresem (tzw. falsus procurator). W takim wypadku ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Druga strona umowy może wszakże wyznaczyć rzekomemu mocodawcy odpowiedni termin do potwierdzenia transakcji, po upływie którego czynność będzie bezskuteczna. W tym ostatnim przypadku fałszywy pełnomocnik zobowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy (np. ceny sprzedaży) oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu. Transakcja taka nie wywołuje natomiast skutków prawnych.
Opisaną sytuację trzeba wszakże odróżnić od wypadku, gdy pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania. Umowa zawarta w ten sposób będzie ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć (np. okres ważności pełnomocnictwa wynika z jego treści albo możliwe było potwierdzenie jego ważności u mocodawcy, itp.).
Szczególny przedmiot umowy, jakim jest nieruchomość wymaga od stron transakcji zachowania podwyższonej staranności. Stosując się do tej zasady należy wszakże mieć na względzie nie tylko treść umowy oraz status prawny nieruchomości ale także ważność pełnomocnictwa osoby zastępowanej.
Autor: Piotr Zwoliński Dyrektor Zarządzający Pepper House
