Coraz więcej spraw musimy załatwiać zagranicą, co wiąże się z udostępnianiem dokumentów w urzędach innych państw. Aby stanowiły one jednak podstawę prawną musi znaleźć się na nich specjalna pieczęć potwierdzająca ich autentyczność, zwana także klauzulą apostille.
Klauzula apostille to w uproszczeniu poświadczenie, że dokument, którym posługujemy się w kraju jest autentyczny, dzięki czemu możliwe jest użycie go zagranicą. Jeżeli więc chcemy załatwić coś w innym państwie i potrzebne do tego będą nasze dokumenty (np. akty stanu cywilnego – akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu; dokumenty sądowe; administracyjne; akty notarialne; dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe; zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych oraz dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych) musimy zadbać o to, aby takie potwierdzenie uzyskać. O klauzulę, która wydawana jest w formie pieczęci na dokumencie bądź osobnego dokumentu, należy starać się w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych osobiście lub przez osobę trzecią. Można także otrzymać ją pocztą. Wcześniej należy jednak przygotować odpowiednie dokumenty i uiścić opłatę.
Gdzie, jak, ile to kosztuje?
Zarówno, gdy ubiegamy się o klauzulę osobiście, jak i korespondencyjnie należy przygotować dokumenty, które mają być poświadczone, rachunek potwierdzający uiszczenie opłaty za dany dokument, który ma być poświadczony klauzulą (w przypadku załatwiania spraw korespondencyjnie ma być to kopia przelewu bankowego), a także wypełnić wniosek, dostępny w Dziale Legalizacji MSZ oraz na stronie: https://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille
Opłata skarbowa za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Opłatę tę można wnieść przelewem skarbowym (dane adresowe można znaleźć na stronie MSZ) lub w okienku kasowym w Dziale Legalizacji ministerstwa w godz. 9-13 dnia powszedniego. W przypadku zgłoszenia osobistego do Działu Legalizacji MSZ apostille zostanie wydane w tym samym dniu. Należy jednak pamiętać, że poświadczenie większej liczby dokumentów (powyżej 20 sztuk) może trwać dłużej niż jeden dzień. Powinniśmy więc złożyć wniosek o apostille z kilkudniowym wyprzedzeniem. Korespondencyjne załatwianie sprawy może trwać do 2-3 tygodni. Do listu oprócz wspomnianych dokumentów, wydrukowanego i wypełnionego wniosku, kopii przelewu bankowego należy także dołączyć swój adres zwrotny i dane kontaktowe.
Dokumenty notarialne i sądowe, dyplomy wyższych uczelni, świadectwa szkolne, wyniki matur oraz dyplomy mistrzowskie przed wydaniem klauzuli wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia w instytucjach, w których wydawany był dokument.
Apostille w obrocie nieruchomościami
Jeżeli przebywamy zagranicą, a chcemy sprzedać albo kupić nieruchomość w Polsce, nie musimy być obecnie na zawarciu umowy, ale jesteśmy zobowązani wyznaczyć pełnomocnika, który zajmie się wszelkimi formalnościami. W tym celu musimy udać się do notariusza w kraju, w którym w danym momencie przebywamy. Dokument pełnomocnictwa, który jest wydawany w formie aktu notarialnego musi być przez nas podpisany i podpis ten musi być poświadczony przez notariusza. Akt ten należy następnie zaopatrzyć w klauzulę apostille. W większości państw, które ratyfikowały Konwencję haską wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ale może się zdarzyć, że odpowiedzialne są za to urzędy lub sądy.
Jeżeli jesteśmy już w posiadaniu aktu notarialnego z załączoną klauzulą musimy już tylko wysłać go do Polski. Pełnomocnictwo w prawie wszystkich przypadkach jest spisywane w języku polskim, gdyż notariusza, jeżeli nawet nie posługuje się tym językiem, nie interesuje treść dokumentu, który mu przedstawiamy, tylko autentyczność sporządzonego na nim naszego podpisu. Może się jednak zdarzyć, że notariusz będzie chciał znać jego zawartość – wtedy, już w Polsce – należy przetłumaczyć je na język polski przez tłumacza przysięgłego albo – udać się zwyczajnie do innego notariusza.
Jeżeli chcemy nadać klauzulę na dokumentach notarialnych sporządzonych w Polsce muszą być one wcześniej uwierzytelnione. Autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes sądu okręgowego lub upoważniona przez niego osoba.
Konwencja Haska
Zasady wydawania klauzuli apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 roku, którą podpisały 64 państwa, w tym Polska. Zgodnie z jej wytycznymi zniesiony został przymus legalizacji dokumentów urzędowych, który wiązał się z czasochłonną i skomplikowaną procedurą, którą do tej pory zajmowały się placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne. Zdecydowano się więc na zapis, który umożliwia otrzymanie poświadczenia potwierdzającego autentyczność dokumentu przez władze państwa, w którym ten dokument został wydany.
Takim poświadczeniem jest właśnie klauzula apostille, która jest sporządzana według wzoru dołączonego do tekstu Konwencji, na wniosek osoby, która podpisała dany dokument lub tej, która jest jego posiadaczem.
W niektórych państwach nie jest wymagane poświadczenie autentyczności ze względu na przepisy prawa krajowego, bądź też umowę między państwami, które zniosły wobec siebie obowiązek legalizacji. Np. odpis aktu stanu cywilnego jest ważny w każdym państwie, które podpisało Konwencję Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego. Z kolei może zdarzyć się także, że klauzula apostille nie będzie dla danego państwa wystarczającym dowodem autentyczności dokumentu i aby dokonać jego legalizacji należy udać się do urzędnika konsularnego tego państwa.
Jednym z państw, które nie ratyfikowały Konwencji haskiej jest Kanada, w której pośród pozostałych krajów mieszka najwięcej Polaków, a co za tym idzie, podpisywanych jest najwięcej umów – nie tylko dotyczących obrotu nieruchomości.
W stosunkach między Polską a Kanadą nie obowiązuje więc umowa znosząca wymóg uwierzytelnienia dokumentów urzędowych. W związku z tym dokumenty muszą być sporządzone przez Konsulatu Generalnego RP w Toronto. Autentyczność podpisu i pieczęci notariusza potwierdza natomiast Ministerstwo Usług Rządowych.
Lista Państw, które ratyfikowały Konwencję haską z 1961 r.
